0

Uncategorized

Pengembangan Sistem Informasi di Perusahaan Melalui cosourcing dan outsourcing

Pendahuluan

Latar Belakang

Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi dan teknologi serta tingginya tingkat persaingan didalam dunia bisnis, maka penerapan dan pengelolaan sistem informasi yang baik dalam perusahaan menjadi hal yang mutlak diperlukan didalam menentukan keberhasilan perusahaan.

Penerapan sistem informasi yang terintegrasi pada suatu perusahaan tidaklah semudah yang dibayangkan. Oleh karena itu suatu perusahaan yang ingin membuat suatu sistem informasi yang terintegrasi biasanya mereka akan terkejut dengan harganya yang dianggap terlalu mahal. Dan banyak diantara perusahaan-perusahaan tersebut membatalkan rencananya dalam membuat suatu sistem informasi. Perusahaan tidak menyadari bahwa dengan sistem informasi yang dibangun dapat meningkatkan tingkat efisiensi pembiayaan operasional perusahaan dibandingkan biaya yang dikeluarkan untuk pembangunan sebuah sistem itu sendiri.

Keterbatasan sumberdaya yang dimiliki perusahaan serta pentingnya peran SI bagi perusahaan membuat perusahaan menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan dan pengembangan sistem informasi untuk efisiensi operasional perusahaan mutlak harus dilaksanakan. Salah satu alternatif perusahaan mempunyai sumber daya terbatas untuk penyusunan dan pengembangan sistem informasi adalah dengan melakukan out sourcing maupun co sourcing. Oleh karena itu dalam makalah ini akan diuraikan lebih jauh mengenai kelebihan dan kelemahan penggunaan out sourcing maupun co sourcing yang mendukung operasional suatu perusahaan dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi.

Tinjauan Pustaka

Sistem Informasi

Sistem informasi adalah paduan dari berbagai resources baik hardware, software, netware, brainware, dan data. Dalam sistem informasi juga ada input, model, proses, output, penyimpanan dan control, sehingga sistem informasi dapat digunakan untuk merencanakan, mengolah, mengendalikan serta meracik data dalam suatu organisasi berdasarkan critical sukses untuk menentukan keberhasilan perusahaan. Sistem informasi merupakan tanggungjawab dari seluruh komponen organisasi. Sistem informasi juga dapat berperan dalam bisnis menejemen dan untuk pengambilan keputusan serta memungkinkan suatu bisnis dapat berkembang. Termasuk dalam komponen sistem informasi adalah perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, orang, basis data (database) dan jaringan komputer dan komunikasi data. Komponen sistem informasi tersebut digambarkan sebagai berikut :

Gambar 1. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi seyogyanya mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis (Silver, M,. Lyne Markus and Cynthia M.B., 1995). Fungsi sistem informasi setidaknya mencakup; 1) mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen operasi, pemasaran dan manajemen sumberdaya manusian, 2) kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada customer dan kepuasan customer, 3) sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif, 4) bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan global, 5) bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima dan 6) kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi jutaan pria dan wanita.

Oleh karena itu terdapat 4 (empat) komponen) utama dalam mengatur sistem informasi yaitu :

  1. Teknologi yang menyediakan infrastruktur elektronik dan informasi untuk perusahaan.
  2. Pekerja informasi dalam suatu perusahaan yang menjalankan teknologi informasi untuk mencapai tujuan perusahaan.
  3. Fungsi pengembangan dan pengiriman sistem yang mendukung teknologi dan user untuk bekerjasama.
  4. Manajemen fungsi sistem informasi yaitu seluruh tanggung jawab dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan performance pekerja dan perusahaan.

Penyusunan Sistem Informasi Dalam Perusahaan

Beberapa faktor yang dapat mendukung keberhasilan penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan atau organisasi adalah adanya keterlibatan end user, dukungan manajemen eksekutif, adanya kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang matang dan tepat serta harapan yang realistik terhadap penyusunan sistem informasi tersebut (Rosemary Cafasso dalam O’Brien, 2005). Jika ditinjau dari perspektif usaha dan manajemen, sistem informasi adalah merupakan solusi manajemen yang di dukung oleh teknologi informasi untuk memecahkan permasalahan yang timbul dalam lingkungan organisasi. Oleh karena itu seorang pemimpin organisasi harus mengetahui keseluruhan mengenai organisasi, manajemen dan dimensi teknologi informasi serta mempergunakan peranan mereka dalam menyediakan solusi permasalahan.

Perancangan, penerapan dan pengoperasian sistem informasi adalah merupakan suatu pekerjaan yang tidak mudah. Tetapi penyusunan sistem informasi sangat diperlukan oleh perusahaan karena antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Hal ini dikarenakan oleh semakin meningkatnya persaingan dan munculnya berbagai peraturan dari pemerintah  yang harus ditaati.

Keterlibatan pihak manajemen sebagai end user mutlak dilakukan dalam penyusunan sistem informasi sebagai solusi permasalahan perusahaan. Selain itu, masalah perencanaan dan kebijakan yang tepat dalam mengimplementasikan sistem informasi juga harus diperhatikan karena sistem informasi bagi perusahaan sangat rentan terhadap suatu keputusan yang diambil dalam pengimplementasiannya. Perusahaan harus menyadari bahwa keinginan yang realistis dan cermat dalam merancang dan menerapkan sistem informasi serta penentuan batas biaya yang wajar dari manfaat yang akan diperoleh, maka sistem informasi yang dihasilkannya akan memberikan keuntungan.

Pengembangan Sistem Informasi Dalam Perusahaan

Hal penting yang dilakukan dalam pengelolaan sumberdaya informasi adalah bagaimana mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem informasi adalah menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Penggantian atau perbaikan ini disebabkan oleh beberapa hal antara lain :

  1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang lama atau pada sistem yang lama timbul ketidakberesan dan pertumbuhan organisasi. Ketidakberesan sistem lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan sehingga kebenaran data kurang terjamin. Sedangkan pertumbuhan organisasi adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data yang semakin meningkat, dan adanya perubahan prinsip baru sebagai akibat sistem lama yang tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
  2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Dalam persaingan pasar yang semakin ketat, kecepatan informasi sangat menentukan keberhasilan strategi dan rencana yang disusun untuk meraih kesempatan dan peluang pasar sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
  3. Adanya instruksi dari pimpinan atau dari luar organisasi, misalnya dari pemerintah.

Terdapat berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi antara lain :

  1. System Development Life Cycle (SDLC), yaitu pengembangan suatu sistem dimulai dari proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, analisis terhadap rencana sistem yang akan dibuat, mendesain sistem dan mengimplementasikan sistem yang telah dibuat dan melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang dibuat.
  2. Prototyping, sistem dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis dengan end user. Kelemahan teknik ini adalah tidak mudah untuk melaksanakan pada sistem yang relatif besar.
  3. Rapid Application Development, adalah pendekatan pengembangan dengan mengikutsertakan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahan dalam pendekatan ini adalah sistem mungkin terlalu sulit dibuat dalam waktu yang tidak terlalu lama yang pada akhirnya dapat mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah.
  4. Object Oriented Analysis and Development, yaitu mengintegrasikan data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem yang akan menghasilkan sistem yang kualitasnya lebih baik dan mudah di modifikasi.

Selain itu menurut Satzinger, 2007 dalam Hendradhy menambahkan bahwa pada saat ini pengembangan sistem dapat dikatagorikan ke dalam 2 (dua) pendekatan pengembangan yaitu pengembangan secara terstruktur dan pengembangan secara object oriented.

Dalam pengembangan sistem tersebut perlu diperhatikan bagaimana dan apa yang dibutuhkan dalam mendesain sistem, yaitu bagaimana mendefinisikan event, usecase, dan event table sebelum memulai pengembangan sistem yang akan di pilih, lalu bagaimana menentukan things sebagai dasar dari pengembangan sistem, baru kemudian memilih pendekatan pengembangan sistem mana yang akan digunakan. Alur logika pengembangan sistem tersebut digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2. Model Pendekatan Pengembangan Sistem

Pembahasan

Pemilihan Penyusunan dan Pengembangan Sistem Informasi

Penyusunan dan pengembangan suatu sistem informasi seperti telah dikemukakan diatas akan selalu menghadapi permasalahan dan tantangan antara lain adalah siapa yang akan melakukan proses penyusunan dan pengembangan tersebut. Dalam menghadapi permasalahan tersebut perusahaan memiliki beberapa alternatif (O’Brien), yaitu :

  1. Merancang dan membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana penyusunan dan pengembangan sistem informasi (in sourcing). Dalam hal ini yang perlu diperhatikan perusahaan antara lain adalah :
  • Terbatasnya pelaksana penyusunan dan pengembangan sistem informasi baik dalam kuantitas maupun dalam kualitas,
  • Kemampuan dan penguasaan sistem informasi bagi pelaksana yang sangat terbatas karena memang bukan inti bisnis yang ditekuninya.
  • Beban kerja pelaksana sistem informasi bertambah dari semula yang hanya pada inti bisnis, sekarang detambah dengan sistem informasi yang tidak semua menguasainya.
  • Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.
  1. Perusahaan bekerjasama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses penyusunan, pengembangan dan maintenance sistem informasi (co sourcing). Pelaksanaan alternatif ini pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan suatu bisnis perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada keterbatasan sumberdaya manusia dalam knowledge sistem informasi yang kurang, dan pada sisi yang lain sumberdaya manusaia internal ini dapat menangani manajemen perusahaan secara baik (efektif dan efisien).
  2. Perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi (Out sourcong). Pada alternatif ini perusahaan membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap diimplementasikan yang dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi di bidang sistem aplikasi informasi. Tahapan yang harus dilalui oleh perusahaan pada alternatif ini antara lain adalah :
  • Identifikasi kebutuhan, pemilihan dan perencanaan sistem untuk mengantisipasi agar pembelian tepat sasaran dengan perhitungan biaya.
  • Analisa sistem, untuk menentukan sistem yang cocok disusun dan dikembangkan dalam perusahaan.
  • Mengembangkan permohonan dalam suatu proposal.
  • Mengevaluasi proposal, untuk mengetahui sejak dini pembiayaan dan menyesuaikannya dengan kemampuan perusahaan dan
  • Pemilihan vendor berdasarkan identifikasi kebutuhan, analisa sistem dan permohonan proposal.

Pada alternatif ini Out sourcing, perusahaan dapat meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses penyusunan dan pengembangan sistem informasi, termasuk pelaksanaannya. Perusahaan menyerahkan pelaksanaan penyusunan dan pengembangan serta maintenance sistem informasi kepada pihak ketiga. Pada pemilihan alternatif ini biasanya perusahaan mempertimbangkan :

  • Masalah biaya dan kualitas sitem informasi yang akan dipergunakan
  • Masalah kinerja sistem informasi yang akan disusun dan dikembangkan
  • Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka
  • Penyederhanaan, perampingan dan rekayasa sistem informasi yang ditawarkan vendor
  • Masalah keuangan perusahaan
  • Budaya perusahaan, dan
  • Tekanan dari pelaksana sistem informasi.

Kunggulan dan Kelemahan Pemilihan cosourcing dan outsourcing

Perusahaan-perusahaan yang tidak mempunyai sumberdaya untuk menyusun dan mengembangkan sistem informasi biasanya akan berusaha melakukannya dengan Co Sourcing atau Out Sourcing. Dengan melakukan co sourcing berarti perusahaan melakukan partnership dengan profesional di luar perusahaan. Dalam hal ini perusahaan tidak serta merta menyerahkan  seluruh pekerjaan kepada profesional dan tidak mempekerjakan karyawan tetapnya, tetapi menyertakannya secara bersama-sama menjalankan penyusunan dan pengembangan sistem informasi. Co sourcing menguntungkan untuk dilakukan pada bidang-bidang pekerjaan yang mengandung rahasia perusahaan seperti bidang audit.

Selain itu keuntungan pemilihan co sourcing sebagai alternatif pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan antara lain adalah :

  • Tim berada langsung dibawah arahan dan kontrol langsung perusahaan sehingga kinerja pihak ketiga dapat langsung diawasi oleh perusahaan.
  • Tim yang dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai dengan kebutuhan baik dari segi kuantitas maupun kualitas.
  • Standart, prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  • Tim mempunyai sense of ownership and accountable dalam membangun sistem
  • Tim merupakan kepanjangan tangan dari perusahaan sehingga kepercayaan perusahaan dapat dijaga.
  • Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi seluruh komponen perusahaan.

Sedangkan kerugian perusahaan dalam pelaksanaan co sourcing dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi adalah kemungkinan akan terbaginya sumberdaya manusia yang memiliki kompetensi dalam fokus bisnis yang dilaksanakan. Selain itu jika SDM dari perusahaan hanya disertakan samapi rancangan penyusunan dan pengembangan sistem, dan perusahaan sulit melakukan perbaikan dan pengembangannya lebih lanjut.

Selain co sourcing, perusahaan yang tidak mempunyai SDM dalam menyusun dan mengembangkan sistem informasi dapat melakukan Out Sourcing, yaitu dengan meminta kepada pihak ketiga untuk melaksanakan penyusunan dan pengembangan, pelaksanaan serta maintenance sistem informasinya. Selain itu menurut O’Brien, 2007 ada 10 alasan perusahaan melakukan out sourcing yaitu:

  1. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional. Dalam penyusunan dan pengembangan outsourcing biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan biasanya lebih mahal dari yang dikeluarkan untuk pelaksanaannya. Oleh karena itu jika perusahaan tidak memahami mengenai sistem informasi akan lebih baik melakukan outsourcing daripada melakukannya sendiri untuk memperkecil resiko kegagalannya.
  2. Meningkatkan fokus perusahaan, yaitu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis intinya tanpa harus memikirkan pengembangan sistem informasi.
  3. Memperoleh akses terhadap kemampuan sistem informasi yang berkembang di dunia. Biasanya perusahaan hanya fokus kepada inti bisnisnya tanpa menghiraukan sistem informasi yang telah berkembang, sehingga perusahaan tidak mengetahui sistem informasi yang cocok bagi perkebangan bisnisnya.
  4. Membebaskan SDM internal untuk tujuan lain selain bisnis inti perusahaan. Dengan melakukan out sourcing, maka pekerjaan karyawan dalam inti bisnis tidak akan terganggu sehingga tidak merubah kapasitas produksi.
  5. Sumberdaya yang diperlukan tidak tersedia dalam perusahaan. Tidak semua perusahaan memiliki karyawan yang selalu mengikuti perkembangan sistem informasi.
  6. Mempercepat keuntungan enginering perusahaan. Dengan melakukan out sourcing maka perusahaan langsung dapat mengetahui solusi untuk pengembangan sistem informasi.
  7. Fungsi internal sulit dimanage karena berada diluar kendali perusahaan. Hal ini merupakan salah satu kelemahan penggunaan out sourcing yang dilakukan oleh perusahaan, karena perusahaan dalam hal ini tidak ikut dalam merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi penyusunan dan pengembangan sistem.
  8. Modal selalu tersedia. Biasanya penyedia jasa penyusunan dan pengembangan sistem informasi sudah tahu source apa yang dibutuhkan.
  9. Berbagi resiko. Dalam hal ini resiko tidak hanya diterima oleh vendor tetapi juga perusahaan. Oleh karenanya dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi, perusahaan terlibat terutama untuk identifikasi kebutuhan perusahaan.
    1. Pemasukan kas yang selalu dibawah kontrol perusahaan.

Masih menurut O’Brien, 2007, terdapat 10 kunci sukses penggunaan Out Sourcing dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi antara lain adalah :

  1. Perusahaan harus memahami apa yang menjadi tujuan perusahaan. Hal ini diperlukan agar penyusunan dan pengembangan sistem tidak salah sasaran sehingga tidak terkesan menghambur-hamburkan anggaran.
  2. Perencanaan, visi dan misi perusahaan yang strategis.
  3. Memilih vendor yang tepat untuk mengerjakan penyusunan dan pengembangan sistem informasi. Dalam pemilihan vendor ada beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain :
  • Komitmen dalam kualitas. Sistem informasi yang disusun oleh vendor bisa dikembangkan sesuai tujuannya, mudah dan menarik untuk dikembangkan dan dipelajari, bisa diandalkan/realibility, dapat dimaintenance/ maintenacybility, portable, mudah dipindah dan efisien.
  • Harga yang sesuai. Harga akan sangat memperngaruhi kualitas sistem informasi yang digunakan. Lebih mahal biasanya sistem lebih baik dan applicable.
  • Reputation/reference yang bisa dipertanggungjawabkan. Vendor telah mempunyai pengalaman dalam pekerjaannya minimal 3 (kali) kontrak dengan nilai baik.
  1. Pengelolaan hubungan dengan vendor yang berkelanjutan. Hubungan dengan vendor perlu dijaga agar apabila nanti pekerjaan telah selesai dan user menemui kesulitan, perusahaan masih dapat memanggil vendor.
  2. Kontrak yang terstruktur.
  3. Komunikasi yang terbuka dengan pihak-pihak yang terkait dengan penyusunan dan pengembangan sistem. Komunikasi diperlukan agar dalam penyusunan dan pengembangan sistem tidak miss using. Pihak yang terkait dalam hal ini perusahaan harus memberikan data yang benar sebagai resource dalam dalam sistem.
  4. Keterlibatan dan dukungan dari eksekutif. Eksekutif dalam hal ini pimpinan harus mendukung sepenuhnya penyusunan dan pengembangan sistem karena pekerjaan ini memerlukan dana yang tidak sedikit.
  5. Perhatian pada masalah-masalah yang berkembang. Dalam penyusunan sistem informasi harus memperhatikan masalah-masalah yang berkembang, agar bisa disesuaikan jangan sampai setelah sistem jadi, ternyata telah out of date.
  6. Kebijakan keuangan jangka pendek. Keuangan harus tersedia pada saat penyusunan dan pengembangan sistem dilaksanakan.
  7. Penggunaan keahlian dari luar perusahaan. Perusahaan lebih baik menggunakan tenaga ahli yang bergerak dalam bidang teknologi informasi dari luar perusahaan karena biasanya mereka telah mempunyai jaringan yang luas mengenai sistem informasi yang telah berkembang.

Sedangkan kelemahan dalam pemilihan out sourcing bagi perusahaan dalam menyusun dan mengembangkan sistem informasi antara lain adalah :

  1. Sistem tidak mampu menangani permasalahan-permasalahan yang unik dalam perusahaan dan apabila ada modifikasi, belum tentu perusahaan dapat langsung memodifikasinya.
  2. Perusahaan menjadi sangat tergantung pada pihak luar dalam hal ini out sourcer sehingga sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan.
  3. Perusahaan dapat kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak out sourcer menjual data perusahaan ke pesaing.
  4. Perusahaan dapat kehilangan kendali dalam memutuskan sesuatu dalam proses penyusunan dan pengembangan sistem.
  5. Ada kecenderungan out sourcer untuk merahasiakan sistem yang digunakan dalam menyusun dan mengembangan sistem informasi bagi pelanggannya.

Beberapa macam pekerjaan dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi yang dapat di lakukan out sourcing antara lain adalah maintenace, training, networking, membangun sistem, konsultasi dan perekayasaan ulang, pinjam data, network administration, dan keseluruhan teknologi informasi.

Kesimpulan

Penyusunan dan pengembangan sistem informasi bagi suatu perusahaan mutlak harus dilakukan baik secara manual maupun secara komputerise, mampu ataupun tidak mampu perusahaan melaksanakannya karena sistem informasi sangat berperan dalam mendorong bisnis perusahaan dan juga untuk pengambilan keputusan. Bahkan pada waktu yang akan datang, sistem informasi juga berperan sebagai enable business transaction bagi perusahaan.

Dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi bagi perusahaan yang tidak mampu melakukannya sendiri atau tidak memiliki SDM di bidang sistem informasi dapat meminta kepada pihak ketiga baik dengan co sourcing atau out sourcing. Masing-masing pilihan tersebut (co sourcing dan out sourcing) memiliki kelemahan dan keuntungan. Oleh karena itu perusahaan dalam memilih alternatif tersebut harus memperhitungkan kelemahan dan keuntungan penggunaannya bagi perusahaan agar biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak salah sasaran karena pekerjaan ini sangat mahal.

Skip to toolbar